En ocasiones, cuando se encuentra atrapado en una ola de llamadas telefónicas, correos electrónicos y plazos ajustados para cumplir con los clientes, puede dejar de lado u olvidarse de las tareas de limpieza de oficinas. En esta situación, las cosas pueden ponerse feas rápidamente sin que se dé cuenta. En poco tiempo su oficina comienzará a tomar un aspecto muy desordenado. Para evitar esto es bueno fijar un cronograma de limpieza de oficinas.
A continuación detallamos cuáles son los pasos a seguir para preparar el cronograma de una empresa y cumplir el calendario de limpieza, sin fallos:
1) Divida el cronograma de limpieza.
El primer paso para definir un cronograma de limpiezas eficaz y práctico es decidir qué limpiar cada día y con qué frecuencia. Dividir el cronograma es un buen comienzo:
- Limpieza Diaria: Incluya aquí las tareas que necesitan mayor frecuencia de limpieza, como sacar la basura, limpiar escritorios, barrer y trapear suelos de sitios transitados, baños, etc.
- Limpieza Semanal: Haga énfasis en los sitios que por razones de uso u horarios no se pueden limpiar todos los días. Defina un día para efectuar una limpieza profunda.
- Limpieza Mensual: Un día al mes debe definir la limpieza de aquellas zonas que no necesiten un aseo constante, este día puede realizar tareas como mover alfombras y muebles para limpiar debajo de estos, aspirar muebles tapizados, repasar interruptores, picaportes, manijas, teléfonos, etc.
- Limpieza Estacional: Hay tareas de limpieza que no son necesarias más que una o dos veces al año, como puede ser limpiar los sistemas de calefacción o aires acondicionados, defina un día para realizar estas limpiezas antes del comienzo de una nueva estación del año.
Si considera necesario puede subdividir cada cronograma y añadir otras como una desinfección de las oficinas a la hora del Almuerzo. Esto será útil para desechar vasos o vajilla descartable, limpiar máquinas de café, etc, principalmente si sus empleados almuerzan en el trabajo.
2) Defina las prioridades
Para volver más eficaz el cronograma de limpieza de oficinas, debe definir qué es lo más urgente de limpiar. Por ejemplo: si sabe que cierto día tiene una reunión muy importante, es bueno priorizar el despacho que se utilizará para dicha reunión en el calendario de limpieza de ese día, o si sabe que durante la mañana recibirá muchos clientes, puede priorizar tener pronta la recepción para la llegada de los clientes.
3) Déjelo por escrito
Para poder cumplir con el cronograma de limpieza de oficinas es necesario tenerlo apuntado en algún sitio. Puede utilizar una plantilla de internet o crearla usted mismo acorde a sus necesidades. Esto facilitará tener en claro qué tareas se deben cumplir y en qué momento. Además le permite coordinar con otros horarios de la oficina, como el de entrada y salida de los empleados o el del almuerzo. Tenerlo por escrito también ayudará a prever las áreas que el personal debería evitar durante la limpieza.
4) Hágalo reutilizable
Para evitar confusiones es bueno que un cronograma semanal o diario pueda reutilizarse, o añadirle solo pequeñas modificaciones en momentos concretos. La limpieza debe convertirse en parte de la rutina y facilitar la comprensión y realización. Además, reutilizar el calendario el ahorrará el tiempo de estar realizando siempre uno nuevo.
5) Coloque recordatorios
Si necesita recordar días de limpieza puntuales, como puede ser el día de limpieza mensual, puede añadirlos a una agenda o utilizar algún otro método como agregar un recordatorio del móvil. De esta manera evitará que los días de limpieza puntuales no sean pasados por alto.
Crear varias copias y repartirlas por la oficina puede ser otro buen método para que todos estén informados de qué tareas se realizarán. Esto le permite a los empleados planificar sus tareas en caso de necesitar, por ejemplo, utilizar el sector de la oficina que será limpiado.
6) Informe a los empleados
Informar al personal de los horarios establecidos en el cronograma de limpieza de oficinas les permitirá organizarse. Además colaborará en la organización y funcionamiento general de la oficina. Cuando todos están al tanto de lo que sucede en el entorno, es más fácil planificar el trabajo y evitar retrasos en el inicio de las tareas de limpieza.
7) Controle y realice modificaciones si considera necesario
Si bien es bueno que el cronograma sea reutilizable semana a semana, también es importante asegurarse de que cumpla bien su función. Si nota que algún aspecto necesita ser modificado porque no funciona del todo bien tal cual como se encuentra en este momento, no dude en realizarla. Observe si la limpieza en su cronograma de empresa es eficaz. Si necesita realizar cambios no dude en hacerlo. Tener programada una rutina de limpieza que no da buenos resultados puede resultar contraproducente.
Para evaluar la efectividad de su calendario de limpieza puede hablar con sus empleados y consultarles que piensan. En definitiva, son ellos quienes pasan la mayor parte del tiempo en las instalaciones de la empresa. Sus empleados son los que mejor entenderán el funcionamiento y lo que sea necesario modificar.
8) Seleccione los días y momentos ideales
Muchas veces la oficina ya trae rutinas propias en relación al trabajo. Debe adaptar el cronograma de limpieza de oficinas al horario de su empresa, seleccionando días u horarios específicos para ciertas tareas, y otros días u horarios para las demás. De esta forma, se asegura que el rendimiento laboral y la limpieza vayan de la mano, sin entorpecerse una con otra.
9) Contrate una empresa especializada en servicios de limpieza para oficinas
Una empresa especializada en limpieza como Servicon le será de gran ayuda. Se adaptará a sus necesidades y horarios creando un cronograma de actividades acorde a la realidad de su empresas, ahorrándole tiempo, dinero y librándole de preocupaciones. El equipo se encarga de realizar todas las tareas de limpieza necesarias, respetando las fechas de entrega limpieza y desinfección acordadas. Además, Servicon utiliza protocolos de limpieza para cuidarlo a usted, a sus empleados y a sus clientes
10) Déjese guiar
Desde Servicon los expertos lo guiarán con su cronograma de limpieza de oficinas, además de ayudarle a decidir días y horarios más recomendables, adaptando todo a sus necesidades.
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